如何做好会议活动策划?

发布时间:2022-08-04 点击:630

  会议是人们为了解决某个共同的问题或出于不同的目的聚集在一起进行讨论、交流的活动,大型会议特别是国际性会议在提升城市形象、促进市政建设、创造经济效益等方面具有特殊的作用。


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  近年来,随着的繁荣和对文化形象的重视,会议活动也越发频繁。那么,如何做好一场会议活动呢?


  1、会议活动策划难免会出现许多失误,如会前准备时参会人员名单制定不到位,议题和日程安排不明确、不合理,没有通知到相关工作人员做好充足的准备;会议的安排太过冗杂繁复,主持人的选派不合理导致会议的主题变动随意,以至于参与人员因层次的参差不齐导致会议的效果大幅度下降;会议安排的时间过长,与会者的情绪消极沉闷,甚至长时间因为会议的主题不明确而造成议题范围的超出导致议而不决的尴尬场面;会议总结时不能刺中要点,工作安排没有针对性。如果一次会议活动策划不能解决好上述存在的问题,那么此次会议即是失败的。


  2、会议活动策划中一定要考虑好会议的举办地点、时间和人员的确定。就如前文所谈论到的,如果会议邀请的人员差距太大,层次不齐,那么会议进行中很有可能就成了“少数人的游戏”,大多数与会者都成了“哑巴”。只靠少数人发挥作用的会议是不能体现其真正的效果的。会议要求的就是“说”,邀请人员时应注意对小领导,积极分子,公司经营骨干的邀请,也应该适当邀请一些在基层工作的有话要说的员工,这样才能活跃会议的整体气氛,使会议活动策划收到其应有的良好效果。为了方便嘉宾和主要领导的出席,会议的地点可以设在大酒店,机场等交通便捷的场所,这也是会议活动策划能否进行好的关键。


  3、会议活动策划一定要保证会议发出真正的效果,那么后期的跟踪就显得尤为重要了。会议活动策划的本身其实只是公司对员工进行管理的一个重要途径和手段而已,真正的“做”,还是要看后期员工在会后的表现与落实。通过会议,可以将任务准确的交给员工,并对员工的工作进行审核,但是长久来看,会议效果的反馈还需要后期的不断监管与反馈,调整上次会议制定的方案中存在的不足,通过不断的跟进来保证会议活动策划的成功。


  4、会议活动策划中必不可少的就是会议中的相关工作与具体事务的准备。纪念品,证件制作等工作需要至少提前一个星期完成来保证会议的正常进行。为了保证相关领导的日程安排,电话通知也需提前完成。


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